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efficace gestione del tempo
18 Ott 2017

5 Consigli per una Efficace Gestione del Tempo

Scrivo nuovamente di efficace gestione del tempo visto che, nonostante non faccia alcun tipo di promozione al mio workshop sul time management sostenibile, resta uno dei corsi “più ricercati” da Professionisti e piccoli Imprenditori.

Evidentemente, parliamo di un problema particolarmente pressante, visto che, come imprenditore o come professionista, sei spesso sotto pressione per rispettare scadenze, prendere decisioni, gestire problemi, senza dimenticare la necessità di doverti preoccupare di acquisire clienti…

Partendo dal presupposto che, lavorare meglio ed in meno tempo è l’obiettivo principale, devi aver chiaro che, per riuscirci, è fondamentale che tu comprenda come risparmiare tempo per usarlo in modo più produttivo, anche perchè, avere un’ efficace gestione del tempo ti consentirebbe di dedicarti maggiormente allo sviluppo del tuo business… o a vivere un più serenamente.

Questi 5 consigli, mirati proprio al comprendere come risparmiare tempo, ti aiuteranno a essere più efficiente, diminuendo lo stress, attraverso un efficace gestione del tempo:

  1. Progetta e pianifica la tua attività

Pianificare la tua attività è la strategia più importante che tu possa adottare per una efficace gestione del tempo.

Se non pianifichi al meglio le tue attività e le tue giornate, accade che il tuo tempo finisce per essere gestito dai tuoi clienti, da dipendenti o collaboratori, da altri professionisti, piuttosto che dai tuoi familiari…

Per migliorare questo aspetto, verifica subito cosa stai facendo oggi in termini di pianificazione rispetto a:

  • Attività ben identificabili in prioritarie, importanti ed effettivamente urgenti;
  • Coerenza di azione rispetto alle attività che solo e soltanto tu puoi e devi fare;
  • Gestione di una programmazione cui fai assoluto e costante riferimento;
  • Utilizzo di smartphone, tablet, agenda con un quadro definito tra appuntamenti, scadenze, idee, …;
  • Tempo massimo da dedicare alla gestione delle interruzioni, al dialogo con collaboratori e partner e altri in funzione della tua specifica attività, che riesci a rispettare e far rispettare;
  • Comportamento in caso di effettive urgenze e tempi di ripristino delle modalità precedentemente programmate;
  • Capacità di non gestire chiamate telefoniche ed e-mail fino al momento in cui hai pianificato di occupartene;
  • Identificazione chiara delle attività (e del tempo da dedicargli..) che producono i maggiori vantaggi e che ti portano più celermente al conseguimento dei tuoi risultati.

Non male come check list, vero? Fanne buon uso…

  1. Definisci ciò che è prioritario, importante o urgente

Eisenhower diceva: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.

Mi piace questa citazione perché mi permette di farti comprendere perchè devi avere un metodo che “categorizza” le tue attività, ad esempio, in importanti, non importanti, urgenti e non urgenti,…

Continuando a citare Eisenhower, lui definiva le attività in urgenti e importanti, importanti ma non urgenti, cui seguivano urgenti ma non importanti e quindi gli impegni non urgenti e non importanti.

Questa metodologia è oggi inapplicabile e sbagliata perché figlia di quei tempi e del modo di vivere di quel Presidente, ma il tema delle categorizzazioni resta invece sempre attuale perchè, ora come allora, tu devi sempre aver chiaro quali sono le tue principali Priorità.

Altra metodologia tipica dei sistemi di Gestione del Tempo è la ABC. Questa prevede la classificazione di tutte le tue attività con le lettere A, B e C in ordine di importanza. È anche possibile in questo metodo assegnare priorità a ciascuna categoria elencandola come numero 1, 2 o 3 in priorità.

Diciamo che, rispetto al sopracitato Eisenhower, questa è certamente una metodologia più attuale!

Per centrare efficacemente questo tipo di classificazioni, è utile far riferimento al buon Pareto ed il suo principio, spesso definito come regola 80/20.

E’ una regola di cui tener conto perché ti aiuta a riflettere sul fatto che, probabilmente, anche nella tua attività, è probabile che, il 20% delle attività produca l’80% dei risultati prioritari del tuo business.

La tua gestione del tempo, è oggi focalizzata sul dare priorità assoluta a quel 20% di attività che generano il maggior rendimento per il tuo business? Pensaci bene…

  1. Accorpa attività simili

Se riesci ad organizzare il tuo tempo accorpando attività simili puoi risparmiare parecchio tempo.

L’accorpamento di tematiche simili può renderti più efficace e più produttivo.
Valuta subito attentamente questo aspetto… quali attività potresti accorpare in termini di gestione per essere particolarmente efficiente a parità di tempo?
  1. Delega con responsabilità… ma delega

Delegare è spesso complicato per professionisti e piccoli imprenditori ma la delega è, inevitabilmente, un “enorme recuperatore di tempo”.

Per questo è fondamentale attuarla (ove possibile) se si desidera ridurre lo stress, ottenere più risultati e aumentare il proprio fatturato.

Fai quanto prima un’analisi oggettiva su questo aspetto.

Cosa devi fare per forza personalmente? Che cosa potresti affidare ad altri o alla tecnologia? Parzialmente o integralmente? Quale sarebbe il rapporto costi/benefici?

  1. Minimizza le distrazioni

Le distrazioni causano spesso l’impossibilità di attuare quanto pianificato.

Tra le distrazioni più note puoi considerare… quelli che vogliono assolutamente parlare solo con te e magari vogliono farlo anche quando lo dicono loro… la lettura continua della messaggistica sullo smartphone… la risposta immediata a qualsiasi telefonata, …

Quello che forse non sai è che ti invito a considerare è che, riprendere la concentrazione dopo un’interruzione porta via una quantità significativa di tempo.

A quali distrazioni puoi quindi subito porre rimedio?

Questi i 5 consigli per attuare un efficace gestione del tempo. Consigli che possono aiutarti a risparmiare e recuperare una valanga di tempo.

Tempo che potrai usare per avere più tempo libero, diminuire o eliminare lo stress, per le attività che possono aiutarti a far crescere il tuo fatturato…🙂

Fabrizio Diluca

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