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gestione del tempo
9 Set 2017

Gestione del Tempo: Quanto sei Efficiente?

Uno dei desideri più comuni tra professionisti, startupper e imprenditori? Riuscire a fare più attività in meno tempo, ovvero, essere efficienti grazie ad una corretta gestione del tempo.

Tanti hanno molti incontri in agenda, altri sono operativi per più di 10 o 12 ore al giorno… ed è così per molte settimane o mesi nel corso dell’anno, fatta eccezione per i periodi festivi. Molti ancora, hanno dipendenti, collaboratori o partner da gestire direttamente ed una quantità elevata di altre attività da sviluppare…

Detto ciò, è importante considerare che, per avere più tempo a disposizione, è necessario cambiare alcune abitudini.

In particolare, i piccoli imprenditori e i liberi professionisti, fanno fatica a delegare (anche quando sarebbe possibile farlo…) e non possiedono un metodo sufficientemente organizzato per portare a termine obiettivi ed impegni.

Questo accade, nonostante abbiano ben chiaro, che la crescita del loro business, dipende anche dalla possibilità di creare un’attività quanto più possibile autosufficiente. In altre parole, che funzioni anche in loro assenza.

Prima di entrare nel merito della gestione del tempo, voglio dirti una cosa molto curiosa… 

Devi sapere che, molte persone, più tempo hanno a disposizione e più tendono a sprecarlo, ritrovandosi così nella condizione in cui, pur essendo la scadenza di un’attività nota da tempo (e magari dopo averla già posticipata…) si ritrovano a dover gestire la stessa nel momento in cui è divenuta un’urgenza.

Ti è mai capitato? Sai perché accade?

Questo fenomeno è stato studiato sin dalla fine degli anni ’50 da Cyril Parkinson, valutando le problematiche legate alle gestione del tempo ed al funzionamento delle organizzazioni.

Tutto viene sintetizzato in questa affermazione: “Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo a disposizione per completarlo. E quindi, più tempo si ha e più il lavoro da svolgere sembra importante e impegnativo”.

Questo secondo Parkinson porta spesso a far si che: “Più tempo a disposizione si avrà, più se ne sprecherà”.

Curiosamente, l’altro aspetto di questi elementi è che: “Quando il tempo scarseggia, chi lavora lo fa con maggiore efficacia motivato dal rischio di non riuscire a completare un compito a scadenza ravvicinata, con la prospettiva di possibili conseguenze negative”.

Interessante quanto rilevato dal nostro ricercatore, vero?

Ora, se tutto questo è vero, per utilizzare quindi a tuo vantaggio quanto scoperto da Parkinson ed avere una gestione del tempo efficiente, ti basterebbe seguire questi 5 semplici step:

  1. Identifica con precisione l’attività da svolgere;
  2. Stabilisci un tempo corretto per portare a termine l’attività;
  3. Dividi questo tempo per due. Sì, esatto, dimezza il tempo che hai ipotizzato;
  4. Aiutati eliminando qualsiasi disturbo, esattamente come già fai oggi quando sei in forte ritardo e devi assolutamente portare a termine un’attività (spegni o metti in silenzioso il cellulare, “chiudi le porte”, non guardi la posta elettronica, ….);
  5. Focalizzati sul portare a termine l’attività nel tempo così definito.

So cosa stai pensando… allora voglio provocarti un po’…

Se vuoi fare un po’di auto analisi sulla tua gestione del tempo, prova a considerare anzitutto che: Il 50% di quello che stai facendo potrebbe essere una distrazione…

Sappi che seguire costantemente Facebook, Twitter, Instagram o WhatsUp, se non strettamente utile al tuo business, comporta un enorme dispendio di tempo ed è anche particolarmente dannoso se le informazioni che ne ottieni non sono rilevanti ai fini di quanto devi effettuare.

Quanto tempo dedichi oggi ai Social Media? Più di un’ora al giorno? Pensaci attentamente…

Proseguendo, anche il tempo dedicato a quotidiani, siti o blog per acquisire informazioni non strettamente attinenti al tuo business è spesso tempo perso.

Non ti riguarda? Molto bene, vediamo il resto…

Anche leggere continuamente la posta della o delle tue caselle e-mail durante le ore in cui potresti essere altamente produttivo, è un’inutile perdita di tempo.

Mentre, ad esempio, prendersi del tempo per analizzare la tua attività ed il tuo business per capire come migliorarlo o, ancor meglio, “sistematizzarlo”, ti farebbe guadagnare molto tempo.

Come vedi, è importante che tu faccia subito un’accurata valutazione e che ti dia delle regole sulla gestione del tempo. Regole che ti impegnerai a rispettare.

Devi sapere che, molti creano una To do List (l’elenco delle cose da fare…) di cui poi fanno, prima le cose che prevedono il minimo sforzo o le attività che vogliono fare in quel momento. 

Peccato che, operare in questo modo, riduce sensibilmente il tempo realmente disponibile perché ti porta inevitabilmente a fare cose importanti nel momento in cui divengono improcrastinabili, ovvero proprio quando, ci sono più difficoltà nel riuscire a farle.

Tornando alle abitudini efficaci, se già non lo fai, considera anche quella di svegliarti molto presto, possibilmente alla stessa ora ogni giorno, magari facendo un minimo di attività fisica e riuscendo a fare colazione con relativa tranquillità.

Oltre a questo, devi impostare la tua gestione del tempo per riuscire fare, nelle prime cinque ore della giornata (quelle più produttive), solo quelle attività che sono direttamente correlate al conseguimento o all’incremento del tuo fatturato!

Inoltre, devi avere una “To Do List” sempre aggiornata che opera non per urgenze, ma per prioritàTutte le azioni devono essere guidate da un ordine di priorità, mai dalle urgenze!

Ricorda che…

Abitudini Efficaci = Tempo Guadagnato

… è una regola molto semplice, quanto inapplicata.

Cambiare le tue abitudini può consentirti di “guadagnare” tempo da “spendere” per lavorare più serenamente e senza stress, per coltivare i tuoi interessi, per stare di più con i tuoi cari e per migliorare il tuo benessere psicofisico.

Ovviamente, ci sono metodi, strumenti e tecniche di Gestione del Tempo per diventare particolarmente efficienti.

Per approfondire, se sei un professionista o guidi una micro impresa, clicca qui >>

Fabrizio Diluca

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