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Pianificare gli obiettivi aziendali per sviluppare il proprio business
13 Mar 2018

Pianificare gli obiettivi aziendali per sviluppare il proprio business

E’ ormai risaputo che il primo passo per raggiungere dei risultati è chiarire e chiarirsi sugli obiettivi, disporre in particolare di obiettivi ben definiti, questo è vero sia nella sfera personale che nella sfera professionale. Non parliamo dunque di pianificare come azione sterile o fine a se stessa ma l’obiettivo è pianificare gli obiettivi aziendali per sviluppare il proprio business

Tuttavia pianificare gli obiettivi aziendali è una attività spesso poco considerata da professionisti, artigiani e titolari di micro imprese. Ma sviluppare il proprio business non è frutto di scelte casuali ma il risultato di un preciso piano di impresa e della relativa sua attuazione.

Le conseguenze di tale situazione sono due:

  • Quando le cose vanno bene, in realtà è molto probabile che i risultati siano stati ottenuti senza aver chiaro il percorso preciso che ha portato a raggiungere quei risultati. Cioè non è stata formalizzata una strategia per arrivarci e ciò a livello imprenditoriale significa non aver sistematizzato il business e quindi non poterlo trasmettere agli altri e soprattutto non avere chiaro il possibile modello da replicare;
  • Quando le cose vanno male, la mancanza di un progetto e del relativo percorso di sviluppo non permette di capire dove è iniziato il divario tra risultati attesi e risultati effettivi. E questo significa che non ci si è accorti quando serviva correggere la rotta e ricalcolare il percorso. E in assenza di tale consapevolezza, si inizierà a procedere per tentativi per rimediare, spesso sprecando;

In entrambi i casi è molto difficile disegnare un percorso per poter sviluppare il proprio business senza partire proprio dalla definizione di un piano di impresa e dalla relativa pianificazione strategica.

Perché nelle piccole realtà non si fissano gli obiettivi aziendali? Perché non si dedica del tempo a pianificare gli obiettivi aziendali? Perché non si attua un sano processo di pianificazione strategica?

Alcuni  professionisti, artigiani o titolari di una piccola impresa, semplicemente non sanno cosa voglia dire fare un piano di impresa, non sanno come pianificare gli obiettivi aziendali e sicuramente non sanno come fare pianificazione strategica.

Alla domanda “come pensi di sviluppare il tuo business?” in realtà non hanno una risposta dettagliata, ci si affida spesso agli eventi esterni, al passaparola, se non addirittura alla fortuna o semplicemente si spera in un possibile sviluppo di tutto il proprio mercato come traino anche della propria crescita.

Altri invece pensano, sbagliando, che queste siano tematiche da grande azienda!

Invece riguardano anche le piccole realtà: quello che cambia sono semplicemente gli strumenti che evidentemente nelle piccole realtà dovranno essere adattati alle esigenze di un singolo professionista o artigiano o di un titolare di una piccola impresa.

Ma il processo, i suoi contenuti ed i vantaggi  di tali strumenti sono gli stessi. Anzi tali strumenti hanno una efficacia maggiore nelle piccole realtà semplicemente perché in tali realtà piccoli cambiamenti possono portare a vantaggi rilevanti e immediati.

Quando i numeri sono piccoli e la struttura semplice è infatti più facile fare piccoli cambiamenti con impatti importanti.

Ma partiamo dall’inizio…

Da dove arriva la pianificazione strategica?

La pianificazione strategica nasce già negli anni 1950-1960 negli Stati Uniti, anche se trova la sua definizione precisa negli anni 80, personalmente la incontro nel mio percorso di studi nel 1986 come strumento per la definizione degli obiettivi strategici, inizialmente utilizzata da grandi realtà multinazionali.

Ma è davvero solo utile nelle grandi realtà? Potrebbe essere utile invece anche a singoli professionisti, artigiani e titolari di micro imprese? Perché pianificare è utile proprio in periodi così dinamici e di repentini cambiamenti?

Abbandonando subito le definizioni accademiche, cerchiamo di capire di cosa stiamo parlando.

La pianificazione strategica è una metodologia, un processo che permette di definire gli obiettivi di una azienda o professione (e non solo) indicando mezzi, strumenti e azioni per raggiungerli, con un ottica temporale di medio/lungo termine (3/5 anni ad esempio).

In altre parole, ci aiuta a definire gli obiettivi di medio/lungo periodo, le strategie per raggiungerli, tenendo conto del punto di partenza e chiarendo di quali risorse abbiamo bisogno per raggiungere quegli obiettivi.

George Friedman in “I prossimi 100 anni” sintetizza “il principio fondamentale della pianificazione strategica: sperare per il meglio, preparandosi per il peggio”

I problemi di professionisti, artigiani e titolari di micro imprese

Vivendo giornalmente a contatto con professionisti, artigiani e titolari di micro imprese ritrovo con un’alta frequenza una serie di problematiche:

  • Molto spesso le decisioni vengono prese su situazioni di breve termine: esiste un problema, mettiamo una toppa, cioè troviamo una soluzione che funzioni nel breve, senza valutare, spesso per questioni di tempo, se quella soluzione nel medio termine non sia peggio del problema, o non sia in contrasto con soluzioni di breve attuate in precedenza. E’ molto frequente trovare procedure o email del “capo” che dicono cose contrastanti a distanza solo di qualche settimana;
  • Oppure si regna delle decisioni a vista. Intendo dire che spesso mancano quei semplici strumenti su cui basare le decisioni. Ad esempio, se parliamo di numeri, spesso la conoscenza dei margini dei prodotti o servizi è approssimativa, talvolta si confonde il “ricarico” applicato per il calcolo dei prezzi, col margine sulla vendita di quei prodotti o servizi, e purtroppo molto spesso non si conosce davvero l’incidenza dei costi fissi. Tutto ciò porta a prendere decisioni che sono più basate su opinioni che su una reale strategia;
  • Se parliamo di professionisti, molto spesso la loro agenda è totalmente controllata dai clienti, quando ci sono, oppure da tentativi poco organici per trovarli se i clienti sono pochi o addirittura non ci sono. Ancora una volta tali tentativi non sono all’interno di una strategia definita, per cui spesso comportano sprechi di tempo o addirittura di soldi.
  • Quando esiste un team, purtroppo, il team spesso non condivide gli obiettivi di fondo, talvolta neanche li conosce. La strategia molte volte è nella testa dell’imprenditore ma non è nota ai suoi collaboratori. Oppure i collaboratori non hanno obiettivi chiari e precisi su cui misurarsi.
  • Tutto ciò è particolarmente costoso quando la “confusione” regna sul modello di business da attuare, o sulle scelte di fondo su cui un business si basa. Esiste una difficoltà nella sede 1, allora penso di aprire la sede 2, senza aver davvero capito perché non funzionava la sede 1. Oppure invece di puntare sui punti di forza si inizia a diversificare aggiungendo altri prodotti o servizi diventando così ancora meno efficaci e riconoscibili agli occhi del nostro cliente target.

Gli esempi potrebbero continuare, e assumono diverse sfumature per ogni professionista, artigiano o piccolo imprenditore, ma quello che interessa in questa fase è capire che molte di queste situazioni potrebbero essere ridotte o addirittura risolte grazie all’utilizzo della logica della pianificazione strategica.

Concretamente cosa significa definire degli obiettivi aziendali e fare pianificazione strategica con l’obiettivo di sviluppare il proprio business?

Significa una cosa molto semplice, che in estrema sintesi si può riassumere in questi semplici passaggi:

  • Definire gli obiettivi (strategici, operativi e di numeri)
  • Definire il piano operativo per raggiungere quegli obiettivi
  • Misurare i risultati effettivi del piano (controllo)
  • Correggere la rotta (se necessario)

Chiaramente questo processo può essere fatto dal singolo professionista o artigiano, oppure dal professionista già con uno Studio, dal titolare della micro impresa col suo team.

Ed è chiaro che questo processo in realtà è continuo, perché una volta analizzati i risultati, e ridefiniti gli obiettivi eventualmente corretti nei tempi, nei budget o nelle modalità, il processo continua costantemente fino al raggiungimento degli obiettivi. A quel punto riparte con altri obiettivi e così via.

E come già detto: tutto questo, per un professionista, un artigiano o il titolare di una micro impresa non deve essere fatto con strumenti complicati, ma in modo semplice, immediato, intuitivo e di facile applicazione, perché il frutto di questo lavoro diventa un piano d’azione applicabile da subito, concretamente e utile come guida per le decisioni quotidiane.

Capito questo, diventa anche facile capire, come già detto, perché spesso l’alternativa ad avere obiettivi è solo la confusione, la rincorsa o l’utilizzo confuso degli strumenti disponibili.

Mi spiego. l’alternativa ad avere una strategia chiara è quella di pensare che esistano degli strumenti che funzionino come una scorciatoia: es. faccio la pubblicità su Facebook è questo dovrebbe sostituire una Strategia di Marketing, faccio i debiti e questo dovrebbe sostituire una Strategia di sviluppo finanziario della mia attività, ecc.

E nella pratica cosa occorre fare?

A) Definire gli obiettivi (strategici, operativi e di numeri)

Gli obiettivi strategici sono quelli di medio-lungo termine, e ci si riferisce ad un orizzonte temporale di 3-5 anni. Per esempio, un obiettivo di medio lungo termine potrebbe essere raggiungere un fatturato di un milione di euro (con un fatturato attuale di 100 mila euro o inferiore); oppure pianificare in 3 anni l’uscita da una situazione di indebitamento. Oppure la crescita del team oltre certi limiti, ecc.

Per definire degli obiettivi di medio e lungo termine chiaramente serve partire dall’analisi della situazione di partenza e della sua possibile evoluzione, individuando ed analizzando i punti di forza e di debolezza dell’impresa e formalizzando così gli obiettivi e le relative strategie per arrivarci.

B) Definire il piano operativo e il Budget per raggiungere quegli obiettivi

Chiaramente dopo aver pianificato gli obiettivi di medio e lungo termine, occorre pianificare azioni e strategie per raggiungerli.

E per fare questo occorre:

  • Definire il Piano Operativo, cioè le azioni di breve termine che operativamente porteranno a conseguire l’obiettivo di medio e lungo termine. Sono obiettivi operativi di breve termine (1 anno);
  • Convertire tali obiettivi anche in numeri, costruendo il relativo Budget aziendale con gli obiettivi annui in termini di fatturato, di investimenti in marketing, di crescita del team, di costi operativi e delle spese generali, definendo margini e liquidità;

C) Misurare i risultati effettivi del piano (controllo)

Ma definire gli obiettivi strategici e operativi non serve a nulla se poi, via via, non si misurano i risultati effettivi, si confrontano tali risultati con quelli previsti e pianificati nei piani operativi e nei budget.

Occorre quindi ogni mese o, nelle situazioni più semplici, ogni trimestre raccogliere i dati effettivi negli stessi ambiti previsti nel piano, come ad esempio:

  • Vendite per cliente, tipologia di cliente, prodotto o servizio, ecc.
  • Marketing in termini di costi e risultati (es. contatti, costo per contatto)
  • Team, raggiungimento dei risultati, della loro crescita, di eventuali premi, ecc.
  • Costi operativi e margini dei prodotti o servizi;
  • Spese generali fisse della struttura;
  • Liquidità

D) Correggere la rotta

Costruiti i Piani di medio e lungo termine, il Piano Operativo ed i Budget da una parte e raccolti i risultati effettivi dall’altro permette di evidenziare le differenze, positive o negative, mostrare in particolare le aree critiche nelle quali non si sono raggiunti gli obiettivi pianificati.

Tutto ciò con un obiettivo ben preciso: accorgersi delle differenze per poter, il prima possibile, intervenire e correggere la rotta attuando tutte le manovre possibili per riportarsi in carreggiata permettendo così il raggiungimento degli obiettivi previsti inizialmente. O quanto di più vicino ad essi.

E’ propria questa operazione di misurazione e ricalcolo che permette, alla fine del periodo (es. anno o mese) di aumentare in maniera esponenziale la capacità di raggiungere quegli obiettivi.

Riassumendo il processo è questo:

PIANO STRATEGICO  ->  PIANO OPERATIVO  ->  RISULTATI  ->  MANOVRE CORRETTIVE

Per finire, è evidente che qualora sia necessario, si procederà a aggiornare gli obiettivi operativi, se non anche quelli strategici.

Gli strumenti per gestire questo processo sono semplici file Excel alla portata di tutti, non è complicato se si acquisisce il metodo e soprattutto la filosofia sottostante di fissare obiettivi, misurare e correggere.

Per apprendere tale metodologia, capire la filosofia sottostante e disporre degli strumenti necessari, valuta la partecipazione al corso “Business Recharge”, un corso pratico ed esperienziale che ti insegna come ripensare, rilanciare e far decollare il tuo business.